L’identification d’indicateurs de performance et la mise en place de tableaux de bord financiers ou opérationnels doivent s’inscrire dans une démarche structurée. Il faut au préalable identifier les personnes auxquelles l’information sera diffusée. S’assurer qu’elle sera comprise, intéressante et plus largement utile aux destinataires.
Les principales étapes à suivre pour mettre en place des tableaux de bord sont les suivantes :
Définir les objectifs stratégiques et opérationnels de l’entreprise. Le tableau de bord doit s’adapter au contexte de l’entreprise mais également à son environnement (marché, concurrents…).
Identifier les indicateurs de performance opérationnels et financiers à suivre : un tableau de bord ne doit pas se limiter à la présentation d’indicateurs financiers. Il doit également pouvoir fournir des informations opérationnelles (nombre de clients, nouvelles commandes…) utiles à la prise de décision. Il faut également identifier les sources des informations qui seront utilisées.
Cibler les destinataires de chaque tableau de bord. Il est préférable d’élaborer plusieurs tableaux de bord synthétiques avec des indicateurs pertinents et adaptés aux destinataires auxquels ils s’adressent plutôt qu’un seul tableau de bord riche en indicateurs de performance mais mal ciblé. Il est probable, dans ce cas, qu’il ne soit pas analysé par ses destinataires. Il faudra également porter une attention particulière à la présentation du tableau de bord pour que son destinataire ait envie de s’y plonger.
Définir la périodicité de diffusion des tableaux de bord. Il faut créer une habitude chez le destinataire qui attendra chaque jour, chaque semaine ou chaque mois ses indicateurs de performance avec impatience ! Attention, chaque indicateur de performance ou tableau de bord doit avoir un rythme de diffusion adapté. Des mises à jour trop fréquentes peuvent surcharger ceux qui produisent les tableaux de bord sans véritablement apporter d’informations complémentaires aux destinataires. Une périodicité de diffusion trop espacée peut, à l’inverse, ralentir la prise de décision.
Mettre en œuvre les tableaux de bord : il s’agit d’une part, de choisir le support du tableau de bord et les systèmes qui seront utilisés pour son alimentation, sa production et sa diffusion. L’utilisation d’Excel peut-être suffisante, l’acquisition d’outils décisionnels adaptés peut aussi être envisagée y compris pour des PME. Et d’autre part, de mener un projet qui permettra de développer ou paramétrer les tableaux de bord. Il ne faudra pas non plus négliger la formation et l’accompagnement à l’évolution des pratiques.
La mise en place de tableaux de bord au sein d’une entreprise peut être aisée, rapide et finalement assez peu onéreuse au regard de ce qu’ils apporteront aux dirigeants en termes de visibilité et d’aide à la décision. Ce type de projet peut être confié à des experts ou, mené en interne après avoir suivi une formation sur le sujet.
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