Une gestion de trésorerie optimisée sera utile à l’entreprise aussi bien en période de crise qu’en période faste. Si, dans le premier cas, elle lui permettra de faire front en attendant la fin de ses difficultés passagères, dans l’autre cas, elle l’accompagnera dans sa stratégie de développement.
Fondamentalement, une démarche d’amélioration de la trésorerie est avant tout une affaire de culture d’entreprise. Celle-ci ne peut aboutir que dans la mesure où elle représente un objectif commun pour tous les secteurs de l’entreprise, depuis la direction qui en donne l’impulsion, jusqu’aux services financiers qui en sont les garants, en passant par les commerciaux, les achats ou encore la production, qui en sont les acteurs. « Une importance que les chefs d’entreprise ont bien comprise aujourd’hui, précise Rodolphe Manouri, directeur de clientèle professionnels et entreprises chez Natixis Factor. Actuellement la gestion de trésorerie est, en effet, leur première préoccupation juste après leur développement commercial. Le poste clients étant le plus important à l’actif d’un bilan, il s’agit d’une source de liquidités intéressante. Pour en optimiser la gestion, deux leviers sont à disposition du chef d’entreprise : la prévision des besoins de financement et les outils de gestion du BFR de type assurance-crédit et recouvrement. Pour cela, elle peut faire appel à des moyens internes ou externes à son organisation ».
Au cœur de cette démarche, le suivi du compte clients représente un fondamental. « Trop d’entreprises oublient encore aujourd’hui l’importance d'une facturation régulière, explique Ariel Smadja, associé-gérant de Fuseo, cabinet de conseil financier. Leur premier réflexe doit être d'instaurer un processus rigoureux de gestion du poste clients, de la prise de commande à l’encaissement des créances ». Pour se prémunir des mauvais payeurs ou des clients insolvables, il est par exemple conseillé de se renseigner préalablement sur la santé financière de ses partenaires commerciaux auprès de son intermédiaire financier (banque, factor, assureur-crédit) ou d’une société spécialisée dans l’information sur les entreprises. Au moindre doute, l’entreprise peut limiter les encours avec les clients inconnus ou ceux dont elle juge l’assise financière insuffisante. « Elle a également la possibilité de renforcer la sécurisation de son poste clients en ayant recours à un factor ou à une assurance-crédit qui, entre autres choses, lui apportent une garantie sur ses encours clients », ajoute pour sa part Rodolphe Manouri.
Dès lors que le produit est livré ou la prestation effectuée, il est ensuite recommandé de facturer rapidement. «D’ailleurs, il ne faut pas hésiter à facturer des acomptes lorsque des frais doivent être engagés pour pouvoir démarrer la relation commerciale ou, dans le cas de prestations de services, à facturer par périodes régulières (mensuelles par exemple)», recommande Ariel Smadja. Enfin, une fois les factures émises, les processus de relance ne sont pas à négliger. Avant même l’échéance de la facture, la relance amiable permet de détecter et de résoudre d’éventuels litiges. Plus l’entreprise attend avant de relancer, plus elle court le risque de ne pas être réglée.
Au-delà des démarches basiques de gestion, le suivi de trésorerie, sur une année glissante, permet aux entreprises d’anticiper sur leurs décaissements et leurs encaissements, notamment en fonction des règles édictées par la Loi de modernisation de l’économie. «Des outils de suivi de trésorerie faciles à mettre en place leur permettent de prévoir quand elles seront réglées de leurs factures clients et quand elles devront payer leurs propres fournisseurs et leurs charges fiscales et sociales, poursuit Ariel Smadja. Elles pourront ainsi adapter le pilotage de leur trésorerie ainsi que leur politique de relance clients». Ce suivi est d’autant plus important lorsque l’entreprise a une activité saisonnière. Dans ce cas précis, l’anticipation de trésorerie est alors indispensable. « Souvent, l’affacturage permet à ces entreprises saisonnières de faire face à leurs fluctuations de trésorerie, explique Rodolphe Manouri. Elles disposent alors d’une réserve de fonds mobilisables à tout moment et en particulier lors de leur baisse d’activité, afin de payer leurs diverses charges et salaires. De plus, ce mode de financement est souple puisqu’il est corrélé aux évolutions du chiffre d’affaires de l’entreprise. » Une baisse de chiffre d’affaires peut en effet mettre une entreprise en difficulté temporaire. « Dans ce cas précis une gestion fine de sa trésorerie lui permettra d’identifier ses besoins de cash à court terme et d’anticiper sur les démarches à mettre en place, pour, par exemple, obtenir une facilité de caisse auprès de son banquier », précise à ce sujet Alain Mutel, chef de marché comptabilité finance Sage SMB.
Il existe également différents leviers pour préserver une trésorerie d’entreprise. « Certaines procédures permettent ainsi d’accélérer les rentrées de cash, ajoute Rodolphe Manouri. Si une entreprise ne souhaite pas allouer ses ressources internes à la relance clients, elle peut néanmoins externaliser ces démarches auprès de prestataires spécialisés en la matière. Par exemple, un factor pourra racheter sa créance et se charger ensuite (ou non) des procédures de recouvrement. Elle disposera alors immédiatement des fonds. Elle peut également demander à ses commerciaux de mieux suivre le règlement des factures de leurs clients ». Enfin, il ne faut pas hésiter à négocier des délais de paiement avec ses fournisseurs.
Parallèlement à ces différentes règles de gestion, l’entreprise peut, pour optimiser sa trésorerie, s’appuyer sur différentes solutions informatiques et mettre en place des processus de dématérialisation. « Les logiciels de comptabilité sont, en la matière, une base indispensable, explique Alain Mutel. Ils permettent notamment de connaître les encaissements et décaissements présents et à venir. Des données qui peuvent ensuite être déversées dans le logiciel de gestion de trésorerie grâce auquel l’entreprise peut réaliser ses tableaux de recettes et de dépenses et anticiper sur ses besoins en trésorerie ». La dématérialisation des factures permet, pour sa part, de gagner plusieurs jours sur les délais d’encaissement par rapport à un envoi par courrier. De même, en s’équipant d’un outil de gestion du poste clients, l'entreprise peut optimiser le suivi de ses créances clients et mettre en place des stratégies de recouvrement adaptées aux profils de ses débiteurs. Avec ces outils, non seulement l’entreprise détecte plus rapidement ses litiges, mais en plus, elle accélère ses rentrées de cash et donc sa trésorerie.
Dans la mesure où leur cycle d’exploitation est déjà financé, les fonds disponibles grâce à une trésorerie optimisée pourront servir à la stratégie de développement des entreprises. « En anticipant le paiement de leurs fournisseurs, elles peuvent par exemple négocier des remises pour paiement comptant ou de nouvelles conditions tarifaires », précise ainsi Alain Mutel. Les fonds rendus disponibles grâce à l’affacturage pourront, pour leur part, contribuer au financement d’opérations de croissance externe. Une stratégie adoptée par la société Express Marée, qui, grâce à l’affacturage, a pu racheter plusieurs sociétés en quelques jours seulement, en attendant l’obtention de ses prêts bancaires. « L’affacturage peut, dans ce cas, libérer de la trésorerie et donner un nouveau souffle à l’entreprise, poursuit Rodolphe Manouri. Cette dernière peut également, avec ces réserves disponibles, anticiper sur certains achats tels que ceux liés aux matières premières, et bénéficier ainsi de tarifs intéressants ». De telles démarches d’optimisation de trésorerie renforcent ainsi la confiance des partenaires bancaires. « Dès lors qu’une entreprise est en mesure de démontrer qu’elle pilote efficacement sa trésorerie, il lui sera plus aisé d’obtenir de son banquier des autorisations de découvert, des facilités de caisse ou encore les crédits nécessaires au financement de sa stratégie de développement, quelle qu’elle soit », conclut Alain Mutel.
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